Privacyverklaring RetroSoulsBorne

Laatst bijgewerkt: 18 oktober 2026. Met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van voorgaande versies. Kijk daarom regelmatig of er een nieuwe versie is.

RetroSoulsBorne is een webshop in tweedehands retro games en consoles. Wij verkopen spellen en hardware, en je kunt je eigen games en consoles ook aan ons verkopen. Voor beide hebben wij een beperkt aantal van je gegevens nodig. Hieronder leggen wij per onderdeel uit welke gegevens wij verwerken, waarvoor, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt. Deze verklaring geldt voor de website en de webshop op retrosoulsborne.nl.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is:

  • RetroSoulsBorne, eenmanszaak, ingeschreven op naam van Emilio de Bruin
  • Adres: Drumptselaan 32, 4003 HE Tiel, Nederland
  • KvK-nummer: 95556680
  • E-mail: info@retrosoulsborne.nl
  • Telefoon: 06 24 09 69 35

Voor vragen of verzoeken over je privacy is de contactpersoon Emilio de Bruin, bereikbaar via info@retrosoulsborne.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag

Een bestelling plaatsen en afhandelen

Wanneer je een bestelling plaatst, verwerken wij je naam, factuur- en verzendadres, e-mailadres, telefoonnummer en gegevens over je betaling en bestelling. Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren: de bestelling verwerken, de betaling afhandelen, je pakket bezorgen en je op de hoogte houden.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Voor het bewaren van facturen geldt daarnaast onze wettelijke fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).

Een account aanmaken

Je kunt een account aanmaken zodat je je gegevens niet telkens opnieuw hoeft in te vullen en je bestellingen kunt terugzien. Hiervoor verwerken wij je naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Contact met ons opnemen

Als je ons per e-mail of via WhatsApp een bericht stuurt, verwerken wij de gegevens die je ons stuurt (zoals je naam, e-mailadres of telefoonnummer) om je vraag te beantwoorden.

Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een goede klantenservice (art. 6 lid 1 sub f AVG), of de uitvoering van de overeenkomst als je vraag daarover gaat.

E-mails over je bestelling en winkelwagen-herinneringen

Wij sturen je de e-mails die bij je bestelling horen, zoals de bevestiging en het verzendbericht. Vul je bij het afrekenen je e-mailadres in maar rond je de bestelling niet af, dan kunnen wij je daarna één of enkele herinneringen sturen van je niet-voltooide winkelwagen, met de producten die je had geselecteerd. In elke herinnering staat een afmeldlink; meld je je af, dan sturen wij ze niet meer. Deze e-mails versturen wij met FunnelKit.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor de bestelgerelateerde e-mails, en gerechtvaardigd belang voor de winkelwagen-herinnering aan iemand die zijn e-mailadres bij het afrekenen heeft ingevuld (art. 6 lid 1 sub b en sub f AVG).

De nieuwsbrief en de “net binnen”-mail

Met onze nieuwsbrief sturen wij je nieuws, tips en aanbiedingen, waaronder een bericht als er nieuwe voorraad binnen is. Deze mails versturen wij via onze eigen mailserver, met info@retrosoulsborne.nl als afzender. Iedere mail bevat een afmeldlink.

Reken je als klant een bestelling af, dan staat er bij het afrekenen, onder het e-mailveld, een vinkje waarmee je je voor de nieuwsbrief aanmeldt. Dat vinkje staat vooraf aangevinkt. Haal je het vinkje weg, dan sturen we je geen nieuwsbrief; in elke mail staat bovendien een afmeldlink. Een vooraf aangevinkt vakje is onder de AVG geen “toestemming”. Wij baseren ons hiervoor daarom niet op je toestemming, maar op de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten. Koop je bij ons, dan mogen wij je per e-mail soortgelijke producten aanbieden, mits je bij het afrekenen kunt weigeren (het vinkje uitzetten) en je je in elke mail kunt afmelden.

Deze klantuitzondering geldt alléén voor klanten die een bestelling afronden. Meld je je op een andere manier aan, bijvoorbeeld via een los aanmeldformulier, dan vragen wij daarvoor je toestemming. En vul je bij het afrekenen alleen je e-mailadres in zonder je bestelling af te ronden, dan ben je geen klant en gebruiken wij dat adres niet voor de nieuwsbrief (wat wij in dat geval wél kunnen doen, lees je hierboven bij de winkelwagen-herinnering).

Om te zien of onze mails gelezen en nuttig zijn, meten wij of een mail wordt geopend en of er op een link wordt geklikt. Wij doen dat bewust zuinig: wij koppelen die meting aan een onomkeerbare code (een hash) van je e-mailadres en leggen daarbij géén IP-adres en géén gegevens over je apparaat of browser vast.

Grondslag:

  • Aanmelding via een formulier: je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).
  • Nieuwsbrief aan klanten: de klantuitzondering voor soortgelijke producten met een afmeldmogelijkheid (art. 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet), op grond van gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
  • Opens en kliks meten via een pseudonieme code: gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze mails (art. 6 lid 1 sub f AVG); wij slaan daarbij bewust geen IP-adres op.

Games en consoles aan ons verkopen (taxatie en inkoop)

Wil je ons games of consoles verkopen, dan gebruik je de verkooppagina’s op onze site. Bij een taxatieverzoek verwerken wij je naam, je e-mailadres, je opmerking en de lijst met titels en staat die je opgeeft. Wij gebruiken die om je een bod te doen en met je te overleggen. Je IP-adres bewaren wij alleen versleuteld (gehasht) om misbruik van het formulier tegen te gaan.

Komt het tot een koop, dan gebruiken wij je naam en adres om de koop af te handelen, en je rekeningnummer alleen om je uit te betalen. Je rekeningnummer slaan wij niet op.

Deze gegevens staan in ons eigen websitesysteem (bij onze hostingpartij Cloud86) en worden per e-mail naar ons verzonden. Wij delen ze niet met derden, tenzij een bevoegde instantie daar op grond van de wet om vraagt.

Grondslag: de koopovereenkomst die je met ons wilt aangaan (art. 6 lid 1 sub b AVG); het hashen van je IP-adres op grond van ons gerechtvaardigd belang bij het tegengaan van misbruik (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Reviews

Wij verzamelen reviews via WebwinkelKeur. Als wij je uitnodigen om een review achter te laten, delen wij je naam en e-mailadres met WebwinkelKeur, uitsluitend voor die uitnodiging. Laat je een review achter, dan geef je zelf een naam en e-mailadres op bij WebwinkelKeur, zodat wij de review aan je bestelling kunnen koppelen.

Daarnaast kun je op de productpagina van een spel een review achterlaten over het spel zelf. Wij vragen dan je naam of bijnaam, je e-mailadres, je tekst en je sterren. Je naam of bijnaam, je tekst en je sterren komen openbaar op de productpagina te staan. Je e-mailadres gebruiken we alleen om je review aan je bestelling te koppelen; dat adres tonen we nooit en we sturen er geen nieuwsbrief naartoe. Wil je een review laten verwijderen, stuur dan een bericht naar ons contactadres.

Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze dienstverlening en het tonen van ervaringen van klanten (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Website-analyse (cookies)

Wij gebruiken Google Analytics 4 om te meten hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze dienst wordt geladen via Google Tag Manager. Daarnaast leggen WooCommerce en FunnelKit bij een bestelling vast via welke weg die binnenkwam (bijvoorbeeld via welke link of campagne), zodat wij weten welke pagina’s werken. FunnelKit plaatst daarvoor ook zonder toestemming een paar first-party cookies met je tijdzone, het type apparaat en je browser.

Grondslag: voor Google Analytics je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG en art. 11.7a Telecommunicatiewet); voor de herkomst van bestellingen en de first-party cookies van FunnelKit ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende webshop (art. 6 lid 1 sub f AVG). Die cookies blijven in onze eigen webshop, worden niet met anderen gedeeld en hebben geringe gevolgen voor je privacy (art. 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet). Zie hoofdstuk 4 over cookies en hoe je je toestemming kunt beheren of intrekken.

Advertenties: Meta-pixel en Google Ads

Wij gebruiken de Meta-pixel en de Conversions API van Meta (Facebook en Instagram) om te meten welke advertenties tot een bezoek of aankoop leiden en om advertenties te kunnen tonen. De Meta-pixel verwerkt daarvoor gegevens over je bezoek en stuurt die naar Meta.

Deze marketingtechniek plaatsen wij alleen nadat je in de cookiebanner toestemming voor marketing hebt gegeven. Zolang je die toestemming niet geeft, verstuurt de Meta-pixel geen gegevens over je bezoek, plaatst hij geen cookies en sturen wij via de Conversions API niets door. Wel laadt je browser het pixelscript van Meta; daarbij ontvangt Meta technisch je IP-adres.

Daarnaast gebruiken wij Google Ads om te meten welke advertenties tot een bezoek of aankoop leiden. Google Ads plaatst pas advertentiecookies en bouwt pas een advertentieprofiel op nadat je in de cookiebanner toestemming voor marketing hebt gegeven. Geef je die toestemming niet, dan plaatst Google Ads geen cookies en bouwt het geen profiel op; je browser stuurt Google dan nog wel een cookieloze melding dat een pagina is bekeken, met daarin het adres van die pagina en je IP-adres (zie hoofdstuk 4, Consent Mode).

Grondslag: je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG en art. 11.7a Telecommunicatiewet).

Fraudepreventie en beveiliging

Wij verwerken gegevens (zoals je IP-adres en gegevens over je bestelling) om fraude te voorkomen en onze webshop veilig te houden. Op de afrekenpagina verwerken wij hiervoor ook technische kenmerken van je apparaat en browser. Onze betaaldienst WooPayments gebruikt daarvoor Stripe (veilige betaalverwerking, inclusief een onzichtbare botcontrole) en Sift (fraudedetectie). Deze technieken zijn strikt noodzakelijk om je betaling veilig af te handelen en fraude te voorkomen, en worden daarom zonder toestemming geladen (art. 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet). Bij het beoordelen van betalingen kan geautomatiseerd een risico-inschatting worden gemaakt, waardoor een betaling in uitzonderlijke gevallen wordt geweigerd. Denk je dat dit onterecht gebeurt, neem dan contact met ons op; wij laten er dan een mens naar kijken.

Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare webshop (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Onze eigen software die bestel- en mailgegevens leest

Wij gebruiken eigen software om ons werk achter de schermen te automatiseren. Die software leest bestelgegevens en de berichten in onze info@-mailbox om processen te laten draaien, bijvoorbeeld om verkopen bij te houden en onze administratie en marketing te ondersteunen.

Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een efficiënte en goed lopende bedrijfsvoering (art. 6 lid 1 sub f AVG).

3. Met wie wij je gegevens delen (verwerkers en andere ontvangers)

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze dienstverlening te leveren, en alleen voor zover dat nodig is. Met partijen die als verwerker voor ons werken, hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten over beveiliging en vertrouwelijkheid. Sommige partijen zijn voor een deel van de verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke — zoals Klarna en de bezorgdiensten, voor het vervoer zelf. Dan geldt hun eigen privacyverklaring.

  • Cloud86 (hosting): host onze website en webshop, inclusief back-ups.
  • WooCommerce / Automattic (webshopplatform en betalingen): onze webshop draait op WooCommerce. Betalingen verlopen via WooPayments, de betaaldienst van Automattic. Je kunt onder andere betalen met iDEAL, Wero, Bancontact, creditcard, Apple Pay, Google Pay, Klarna en PayPal. WooPayments gebruikt Stripe als onderliggende betaaldienstverlener en Sift voor fraudedetectie, en kan beperkte technische gebruiksgegevens verwerken om de dienst te leveren en te beveiligen.
  • Klarna (achteraf betalen, aangeboden via WooPayments): als je met Klarna betaalt, verwerkt Klarna je gegevens voor de betaling en een eventuele kredietbeoordeling. Klarna is hiervoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring van Klarna.
  • PayPal (betalen): kies je voor PayPal, dan verwerkt PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. je betaalgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring van PayPal. Wij ontvangen van PayPal alleen de bevestiging van de betaling en de gegevens die nodig zijn om je bestelling te verzenden.
  • FunnelKit (afrekenen en e-mail): verzorgt onze afrekenpagina en verstuurt onze bestelgerelateerde e-mails en winkelwagen-herinneringen.
  • WebwinkelKeur (reviews): verzamelt en beheert klantreviews. Op onze website tonen wij ook de WebwinkelKeur-beoordelingsbadge; die wordt geladen vanaf de servers van WebwinkelKeur, waarbij je IP-adres technisch wordt verwerkt.
  • DHL en PostNL (bezorging): bezorgen je pakket. Wij delen hiervoor je naam en adresgegevens. Op de afrekenpagina laden wij de bezorgpunt-kiezer van DHL; daarbij wordt je IP-adres technisch verwerkt door DHL eCommerce.
  • Kadaster (PDOK, adrescontrole): op de afrekenpagina vullen wij straat en plaats automatisch aan via de openbare adresdatabase van het Kadaster (PDOK). Wij versturen daarbij alleen je postcode en huisnummer; PDOK ontvangt geen naam of andere gegevens.
  • Google (Google Tag Manager, Google Analytics 4, Google Ads en Google for WooCommerce): Google Analytics 4 wordt geladen via Google Tag Manager om te meten hoe onze website wordt gebruikt. Met Google Ads meten wij, nadat je toestemming voor marketingcookies hebt gegeven, welke advertenties tot een bezoek of aankoop leiden. Via Google for WooCommerce tonen wij onze producten in Google Shopping.
  • Meta (Facebook en Instagram): via de Meta-pixel en de Conversions API meten wij advertentie-effectiviteit. Gegevens over je bezoek gaan alleen naar Meta nadat je marketingtoestemming hebt gegeven. De hulpbibliotheek voor de Conversions API laadt je browser van het contentnetwerk jsDelivr (cdn.jsdelivr.net); daarbij ontvangt jsDelivr technisch je IP-adres.
  • Wordfence (beveiliging): beschermt onze website tegen misbruik en aanvallen en verwerkt daarvoor technische gegevens zoals IP-adressen. Verdachte IP-adressen kunnen worden gedeeld met het beveiligingsnetwerk van Wordfence voor dreigingsherkenning.
  • WhatsApp (Meta): als je ons via WhatsApp een bericht stuurt, verwerkt Meta je telefoonnummer en berichten volgens haar eigen privacybeleid; Meta is hiervoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Daarnaast kunnen wij gegevens delen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld bij een fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van de overheid. In dat geval zijn wij gedwongen mee te werken, maar wij verzetten ons daartegen binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt.

4. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Wij onderscheiden drie soorten:

  • Noodzakelijke/functionele cookies: nodig om de website en webshop te laten werken, bijvoorbeeld voor je winkelwagen en je voorkeuren (waaronder cookies van WooCommerce en FunnelKit) en om je cookievoorkeuren te onthouden (onze eigen cookiebanner). Deze plaatsen wij zonder toestemming, omdat ze strikt noodzakelijk zijn. Op de afrekenpagina laden wij daarnaast noodzakelijke technologie van onze betaaldienst (Stripe/WooPayments) en fraudedetectie (Sift) — zie hoofdstuk 2 — en de bezorgpunt-kiezer van DHL.
  • Analytische cookies: Google Analytics 4, om te meten hoe de website wordt gebruikt. Alleen met je toestemming. FunnelKit plaatst daarnaast zonder toestemming een paar first-party cookies (tijdzone, type apparaat, browser) om te meten welke stappen van het afrekenen werken; die gegevens blijven in onze eigen webshop en hebben geringe gevolgen voor je privacy (art. 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet).
  • Marketingcookies: de Meta-pixel en Google Ads, om advertenties te meten en onze producten onder de aandacht te brengen. Alleen met je toestemming.

Bij je eerste bezoek vragen wij via een cookiebanner om je toestemming. Google Analytics- en marketingcookies plaatsen wij pas nadat je die toestemming hebt gegeven. Je kunt je keuze op elk moment aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website. Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via je browser; sommige onderdelen van de website werken dan mogelijk niet goed.

Ook zonder toestemming stuurt je browser Google via Consent Mode een beperkte, cookieloze melding dat een pagina is bekeken. Daarin staan het adres van de bekeken pagina en de registratie dat je (nog) geen toestemming hebt gegeven; je IP-adres wordt daarbij technisch verwerkt. Er worden daarbij geen cookies geplaatst en geen advertentieprofielen opgebouwd.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige partijen die wij inschakelen (zoals Google, Meta, Stripe/WooPayments en Sift) kunnen je gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Voor deze doorgifte baseren wij ons op het EU-VS Data Privacy Framework (waaraan deze partijen zijn gecertificeerd) en/of op de modelcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft goedgekeurd (Standard Contractual Clauses). Zo blijven je gegevens ook buiten de EER passend beschermd. Wil je een kopie van deze waarborgen ontvangen, mail dan naar info@retrosoulsborne.nl.

6. Hoe lang wij je gegevens bewaren

  • Bestellingen en facturen (boekhouding): op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht bewaren wij deze ten minste 7 jaar; daarna bewaren wij ordergegevens zolang dat nodig is voor onze administratie, garantie en het afhandelen van geschillen.
  • Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
  • Winkelwagen-herinneringen: de gegevens van een niet-voltooide winkelwagen bewaren wij zolang dat nodig is om je de herinnering te sturen, en niet langer.
  • Reviews: zolang de review op WebwinkelKeur of onze website wordt getoond.
  • Analytische gegevens (Google Analytics): Google bewaart gebeurtenisgegevens op gebruikersniveau maximaal 14 maanden; wij bewaren daar zelf geen aparte kopie van.
  • Account: zolang je account bestaat; je kunt je account laten verwijderen via info@retrosoulsborne.nl.
  • Fraudepreventie: technische gegevens voor fraudepreventie worden verwerkt en bewaard volgens het beleid van onze betaaldienst (WooPayments/Sift).
  • Contactverzoeken: tot je vraag is afgehandeld en daarna een korte periode voor eventuele vervolgvragen.
  • Taxatie en inkoop: zolang de taxatie loopt. Komt het tot een koop, dan bewaren wij je gegevens tot de koop is afgehandeld en uitbetaald en verwijderen wij je persoonsgegevens direct daarna; voor onze administratie bewaren wij alleen het inkoopnummer, de datum, de titels en de bedragen. Komt het niet tot een koop, dan verwijderen wij je persoonsgegevens uiterlijk 90 dagen na het laatste contact.

7. Hoe wij je gegevens beveiligen

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons belangrijk. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder een beveiligde verbinding (SSL/TLS), een sterk wachtwoordbeleid, regelmatige back-ups en toegangsbeperking tot je gegevens. Wij passen onze beveiliging doorlopend aan.

8. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

  • Inzage: je mag de gegevens die wij van je verwerken opvragen.
  • Rectificatie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
  • Verwijdering: je mag ons vragen je gegevens te verwijderen. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen voor de Belastingdienst, kunnen wij niet verwijderen zolang die bewaarplicht loopt.
  • Beperking: je mag ons in bepaalde gevallen vragen de verwerking te beperken.
  • Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen de verwerking, waaronder tegen direct marketing.
  • Overdraagbaarheid: je mag, waar technisch mogelijk, je gegevens laten overdragen aan een andere partij.
  • Toestemming intrekken: heb je toestemming gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen van vóór de intrekking.

Je kunt een verzoek indienen via info@retrosoulsborne.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je te identificeren; wij vragen alleen om wat daarvoor nodig is en sturen gegevens in beginsel naar het e-mailadres dat bij ons bekend is. Wij reageren binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; wij laten je dat dan tijdig weten.

9. Klacht indienen

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@retrosoulsborne.nl, zodat wij er samen uit kunnen komen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor eerder verzamelde gegevens, informeren wij je per e-mail.

11. Contact

RetroSoulsBorne
Drumptselaan 32, 4003 HE Tiel, Nederland
KvK: 95556680
E-mail: info@retrosoulsborne.nl
Telefoon: 06 24 09 69 35
Contactpersoon privacy: Emilio de Bruin